Διεύθυνση Προμηθειών και Αποθηκών

Διευθυντής: Αυγερινός Δημήτριος
Ταχ. Δ/νση: Κων/νου Παλαιολόγου 9, 104 38 Αθήνα
Τηλέφωνο: 210 5225446
Φαξ: 210 5228464
E-mail Δ/νσης: [email protected]

Ο/η προϊστάμενος/νη της Δ/νσης έχει την ευθύνη για την εύρυθμη και αποτελεσματική λειτουργία των τμημάτων και ιδίως για την οργάνωση, το συντονισμό, την παρακολούθηση και την αξιολόγηση των ενεργειών και της δράσης τους. Καθορίζει τις προτεραιότητες της Υπηρεσίας ανά περίοδο, σύμφωνα με το ετήσιο σχέδιο δράσης και συνεργάζεται σε τακτική βάση με τους υφισταμένους του, παρέχοντας κατευθύνσεις και την αναγκαία υποκίνηση για την υλοποίηση του έργου των οργανωτικών μονάδων. Υπογράφει τα έγγραφα που αφορούν σε θέματα αρμοδιοτήτων της Διεύθυνσης όπου προΐσταται, σύμφωνα και με το σύστημα δικαιοδοσιών υπογραφής εγγράφων που εφαρμόζει ο Δήμος.
Η οικεία Δ/νση είναι αρμόδια για την ανάδειξη χορηγητών-προμηθευτών για όλα τα ιδρύματα και τους οργανισμούς του Δήμου για καύσιμα, φαρμακευτικό και υγειονομικό υλικό, τρόφιμα και λοιπά είδη παντοπωλείου. Διαβουλεύεται υποχρεωτικά με τις επιμέρους διευθύνσεις για τον καλύτερο προγραμματισμό των προμηθειών τους, πριν την υποβολή του αιτήματος προς τα αρμόδια για έγκριση όργανα του Δήμου.
Αποτελεί το κεντρικό σημείο επικοινωνίας, συντονισμού, οργάνωσης και υλοποίησης των ηλεκτρονικών διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων άνω και κάτω των ορίων καθώς και των συνοπτικών και απευθείας ανάθεσης διαδικασιών, για την προμήθεια αγαθών και παροχή γενικών υπηρεσιών, οι οποίες εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής των διατάξεων του Βιβλίου Ι του Ν.4412/2016, μεριμνώντας για την τήρηση των κανόνων και αρχών διαφάνειας, χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και αποτελεσματικότηταςτης ευρωπαϊκήςκαι εθνικής νομοθεσίας.
Εισηγείται την έκδοση εγκυκλίων για τη διασφάλιση της τήρησης των προσηκουσών διαδικασιών ανάθεσης και εκτέλεσης των δημοσίων συμβάσεων με εναρμόνιση προς το ευρωπαϊκό δίκαιο και εξ ορθολογισμό των διοικητικών πρακτικών με σκοπό την ομοιόμορφη ταχεία και προς όφελος του δημοσίου συμφέροντος εφαρμογή αυτών.


Η Διεύθυνση Προμηθειών και Αποθηκών αποτελείται από τα εξής τμήματα:
α. Τμήμα Προμηθειών, Προγραμματισμού, Τεκμηρίωσης Αιτημάτων και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης
β. Τμήμα Διαδικασιών Σύναψης Δημοσίων Συμβάσεων
γ. Τμήμα Αποθηκών Υλικών
δ. Τμήμα Διαχείρισης Καυσίμων και Λιπαντικών

 

α. Τμήμα Προμηθειών, Προγραμματισμού, Τεκμηρίωσης Αιτημάτων και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης
Τμηματάρχης: Μπουρνά Βούλα
Τηλέφωνο: 210 5225617
Φαξ: 210 5228464
E-mail: [email protected]

• Παραλαμβάνει, με όλα τα απαραίτητα στοιχεία και δικαιολογητικά, από τις ορισθείσες κατά περίπτωση και εξ αντικειμένου υπηρεσίες, συγκεντρωμένα και επεξεργασμένα αιτήματα για τη διενέργεια προμηθειών και την παροχή υπηρεσιών όλων των όμοιων και ομοειδών ειδών.
• Ενημερώνεται για τις τρέχουσες τιμές κάθε είδους στην αγορά και τηρεί ηλεκτρονικό αρχείο προμηθευτών ανά κατηγορία.
• Διαβουλεύεται και συνεργάζεται με τις αιτούσες υπηρεσίες ώστε να τεκμηριώνεται αρκούντως η νομιμότητα των αιτούμενων προμηθειών και να διασφαλίζεται η πληρότητα του υποβαλλόμενου φακέλου κάθε αιτήματος.
• Δίνει κατευθυντήριες οδηγίες και συντονίζει τις προεξάρχουσες Δ/νσεις και παραλαμβάνει από αυτές ολοκληρωμένο αίτημα με τις ενοποιημένες τεχνικές προδιαγραφές όσον αφορά τις προμήθειες ανάδειξης Χορηγητών-Προμηθευτών για τρόφιμα, υγρά καύσιμα, φαρμακευτικό – υγειονομικό υλικό και ειδών παντοπωλείου (υλικά καθαριότητας) από κοινού με το τμήμα Διαδικασιών Σύναψης Δημοσίων Συμβάσεων της Δ/νσης.
• Παραδίδει στο Διαδικασιών Σύναψης Δημοσίων Συμβάσεων το σχετικό φάκελο με τα απαραίτητα στοιχεία για τη διενέργεια της δημοπρασίας, παραλαμβάνει ακολούθως ολοκληρωμένο το φάκελο δημοπρασίας, ενημερώνει το πρόγραμμα προμηθειών και ενεργεί για την άμεση υλοποίηση σε συνεργασία με τις εμπλεκόμενες υπηρεσίες.
• Αναζητά, φυλάσσει και διατηρεί ταξινομημένα πρότυπα τεχνικών εκθέσεων και προδιαγραφών για κάθε είδος προμήθειας ή σύμβασης παροχής υπηρεσιών που διενεργεί ο Δήμος, εμπλουτίζοντάς τα σε κάθε αλλαγή του ισχύοντος νομοθετικού πλαισίου.
• Μετά από αίτημα της αρμόδιας επιτροπής παραλαβής διαβιβάζει στο Γενικό Χημείο του Κράτους ή όπου αλλού προβλέπεται για έλεγχο και αξιολόγηση εκείνων των ειδών για τα οποία υπάρχουν ειδικοί όροι στις σχετικές συμβάσεις.
• Ενημερώνεται από τις εμπλεκόμενες υπηρεσίες για την τήρηση των όρων των συμβάσεων, για την εντός των οριζόμενων προθεσμιών παράδοση των υλικών από τους προμηθευτές και κινεί τις προβλεπόμενες διαδικασίες επιβολής κυρώσεων ή χορήγησης παρατάσεων ύστερα από γνωμοδότηση του αρμοδίου οργάνου.
• Μεριμνά για την εφαρμογή των κυρώσεων που επιβάλλονται στην περίπτωση κήρυξης προμηθευτή ως έκπτωτου με απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου ύστερα από γνωμοδότηση του αρμοδίου οργάνου και εισήγηση της εμπλεκόμενης υπηρεσίας.
• Παρέχει κατά τη διαδικασία της ενταλματοποίησης, όταν απαιτείται, τις απαραίτητες διευκρινήσεις, αντικρούει εγγράφως τις γενόμενες παρατηρήσεις και γενικά εξαντλεί όλα τα περιθώρια που παρέχει ο νόμος για την επίτευξη της έκδοσης του χρηματικού εντάλματος πληρωμής.
• Τηρεί το αρχείο των φακέλων προμήθειας με αντίγραφα των δικαιολογητικών, προβαίνοντας τελικά στην καταστροφή τους, μέσω της ανακύκλωσης, μετά την παρέλευση του απαιτούμενου χρόνου διατήρησής τους.
• Διεκπεραιώνει τις εργασίες που αφορούν στην γραμματειακή υποστήριξη της Διεύθυνσης.
• Διεκπεραιώνει την αλληλογραφία της Διεύθυνσης, τηρεί το πρωτόκολλο εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων και το αρχείο αλληλογραφίας της Διεύθυνσης.
• Επικοινωνεί με τα τμήματα για τυχόν προβλήματα και εκτελεί εντολές του Προϊσταμένου της Διεύθυνσης για όλα τα θέματα που αφορούν αυτά.
• Μεριμνά διά των ανταποκριτών του Τμήματος για την ανταπόκριση της υπηρεσίας στα συστήματα Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων – CRM)

β. Τμήμα Διαδικασιών Σύναψης Δημοσίων Συμβάσεων
Τμηματάρχης:  Καλλιόπη Πάλλη
Τηλέφωνο:  2132082955
Φαξ: 210 5228464
E-mail: [email protected]

• Εκδίδει τεύχη διακηρύξεων διαδικασιών και σχέδια συμφωνητικών, λαμβάνοντας υπόψη τις γενικές αρχές του ενωσιακού και εθνικού νομοθετικού και κανονιστικού δικαίου, καθώς και τη συναφή νομολογία των ευρωπαϊκών και εθνικών δικαστηρίων, περί ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων.
• Ενημερώνει το «Ολοκληρωμένο Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Δημόσιων Συμβάσεων» υποβάλλοντας τα στοιχεία των επιμέρους σταδίων σύναψης σύμβασης.
• Υποβάλλει τα αιτήματα εξαιρετικής διαδικασίας απευθείας ανάθεσης άνω των ορίων στην ΕΑΑΔΗΣΥ προς παροχή σύμφωνης γνώμης της τελευταίας.
• Υποβάλλει στον Γενικό Γραμματέα και τον Δήμαρχο ετήσια έκθεση η οποία περιλαμβάνει αποτίμηση των πεπραγμένων του Τμήματος, σύμφωνα με το σκοπό και τις αρμοδιότητές του.
• Παραλαμβάνει σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή από το Τμήμα Προμηθειών, Προγραμματισμού, Τεκμηρίωσης Αιτημάτων & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης τα ελεγχθέντα ως προς τη νομιμότητα και πληρότητα, αιτήματα των Διευθύνσεων του Δήμου που αφορούν σε προμήθεια αγαθών και παροχή γενικών υπηρεσιών.
• Στις διαδικασίες απευθείας ανάθεσης συντάσσει και εκδίδει τις σχετικές αποφάσεις Δημάρχου έγκρισης διενέργειας, τεχνικών στοιχείων και κατακύρωσης.
• Ελέγχει τα υποβληθέντα έγγραφα και στοιχεία των Διευθύνσεων και των οικονομικών φορέων περί τήρησης των σχετικών διατάξεων του εθνικού και ευρωπαϊκού δικαίου.
• Στις ηλεκτρονικές διαδικασίες σύναψης δημόσιας σύμβασης άνω και κάτω των ορίων καθώς και στις συνοπτικές διαδικασίες, εποπτεύει και συντονίζει την έναρξη αυτών, προβαίνοντας στις απαραίτητες ενέργειες σύνταξης και έκδοσης σχεδίου των όρων της διακήρυξης σύμφωνα με τα έγγραφα του εκάστοτε αιτήματος.
• Εισηγείται και παρίσταται στην Οικονομική Επιτροπή για την έγκριση του σχεδίου των όρων της διακήρυξης, των σχετικών τεχνικών στοιχείων (προδιαγραφές, μελέτη, συγγραφή υποχρεώσεων), για τη συγκρότηση των Επιτροπών Αξιολόγησης σύμφωνα με το άρθρο 221 του ν.4412/2016, καθώς και για την έγκριση των πρακτικών της διαδικασίας καλώντας σε ακρόαση τους εκπροσώπους των Επιτροπών και των Διευθύνσεων για την παροχή πληροφοριών και στοιχείων στο Σ.Ο.
• Εκδίδει, καταχωρίζει και δημοσιεύει στην Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, στο ΚΗΜΔΗΣ, στο «ΔΙΑΥΓΕΙΑ», στο Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων – ΕΣΗΔΗΣ, στον ημερήσιο ή εβδομαδιαίο τοπικό Τύπο, τα απαιτούμενα δεδομένα (TED, Απόφαση Δημάρχου, Προκήρυξη, Διακήρυξη, Περίληψη) της εκάστοτε διαδικασίας.
• Παρακολουθεί καθ’ όλες τις ημέρες και ώρες δημοσίευσης στο ΕΣΗΔΗΣ την πρόοδο της ηλεκτρονικής διαγωνιστικής διαδικασίας προς αντιμετώπιση ερωτημάτων, υπομνημάτων ή και προδικαστικών προσφυγών των οικονομικών φορέων. Ειδικότερα διαχειρίζεται τα ηλεκτρονικά υποβληθέντα ερωτήματα και υπομνήματα, κοινοποιώντας αυτά στην αιτούσα Διεύθυνση εφόσον άπτονται της αρμοδιότητάς της.
• Μεριμνά για την έγκαιρη αποστολή και υποβολή – αναλόγως της διαδικασίας - των απαντήσεων της Αναθέτουσας εντός των χρονικών ορίων που προβλέπονται από τη διακήρυξη και το εθνικό και ευρωπαϊκό δίκαιο.
• Ειδικά στην περίπτωση υποβολής προδικαστικής προσφυγής, μεριμνά για την άμεση κοινοποίησή της στην αρμόδια Αρχή εξέτασης προσφυγών και σε κάθε συμμετέχοντα. Αποστέλλει ερωτήματα στην αιτούσα Διεύθυνση, στην Επιτροπή Διαγωνισμού και στη Νομική Διεύθυνση (αναλόγως της φύσης της προσφυγής) προκειμένου να καταστεί δυνατή η παροχή των απόψεων της Αναθέτουσας εντός του προβλεπόμενου από τις σχετικές διατάξεις, χρονικού ορίου. Στην περίπτωση υποβολής ενστάσεων στο πλαίσιο συνοπτικού διαγωνισμού και διαδικασίας απευθείας ανάθεσης, μεριμνά για την άμεση κοινοποίησή τους στην Επιτροπή Ενστάσεων προκειμένου να γνωμοδοτήσει επ’ αυτών. Στο πλαίσιο των ανωτέρω διαδικασιών οι αρμόδιες Διευθύνσεις και οι Επιτροπές συνεργάζονται και παρέχουν κάθε αναγκαία ή απαραίτητη σχετική με το ερώτημα, υπόμνημα ή προδικαστική προσφυγή πληροφορία και να συμμορφώνονται προς τους χρόνους απόκρισης που προβλέπονται από τη σχετική νομοθεσία και το έγγραφο του Τμήματος.
• Παρέχει πληροφόρηση και υποστηρίζει τη λειτουργία και το έργο των Επιτροπών Διαγωνισμού. Αποτελεί το κεντρικό σημείο επικοινωνίας της Επιτροπής με τους οικονομικούς φορείς προκειμένου οι τελευταίοι να παρέχουν διευκρινίσεις κατά τα στάδια της διαγωνιστικής διαδικασίας.
• Στην περίπτωση άγονης - εν όλω ή εν μέρει – διαδικασίας, αποστέλλει σχετικό ερώτημα στην αιτούσα Διεύθυνση περί της αναγκαιότητας επανάληψης με τροποποίηση ή μη των όρων ή ματαίωσης της διαδικασίας, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στις σχετικές διατάξεις του Νόμου.
• Συντάσσει τα σχέδια των συμφωνητικών και υποβάλει στο Ελεγκτικό Συνέδριο τον πλήρη φάκελο της διαδικασίας σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή. Επικοινωνεί προφορικά και εντύπως με το Ελ.Συν. προκειμένου να παρέχει πληροφορίες ή/και να αποστείλει συμπληρωματικά στοιχεία προς διασφάλιση έκδοσης πράξης για τη νομιμότητα της διαδικασίας.
• Αποστέλλει ηλεκτρονικά στους συμμετέχοντες τις πράξεις και τα πρακτικά της διαδικασίας, στους Προσωρινούς Αναδόχους τις ειδοποιήσεις περί υποβολής των δικαιολογητικών κατακύρωσης και κοινοποιεί την Απόφαση Κατακύρωσης σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο Νόμο.
• Μεριμνά για την υπογραφή των συμφωνητικών από τα συμβαλλόμενα μέρη κατόπιν προσκόμισης των επικαιροποιημένων δικαιολογητικών και της προβλεπόμενης εγγυητικής καλής εκτέλεσης ή και λειτουργίας προμήθειας.
• Γνωστοποιεί το αποτέλεσμα της διαδικασίας στην Ευρωπαϊκή Ένωση και στο ΚΗΜΔΗΣ κι ενημερώνει σχετικά τα συμβαλλόμενα μέρη και την αιτούσα Διεύθυνση.
• Παραδίδει τον πλήρη έντυπο και ηλεκτρονικό φάκελο της διαδικασίας στο Τμήμα Προμηθειών, Προγραμματισμού, Τεκμηρίωσης Αιτημάτων & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησηςγια την εκτέλεση του συμφωνητικού.

γ. Τμήμα Αποθηκών Υλικών
Τμηματάρχης: Κουτσούμπας Χρήστος
Τηλέφωνο: 210 5225068, 213 2082918
Φαξ: 210 5227229
E-mail: [email protected]

• Συντάσσει κανονισμό αποθηκών με δικαίωμα σύντμησης ή δημιουργίας αποθηκών.
• Μεριμνά για την παραλαβή και διακίνηση του πάσης φύσεως υλικού όλων των τεχνικών Υπηρεσιών.
• Τηρεί τα υπό του Νόμου προβλεπόμενα βιβλία και συντάσσει δελτία εισαγωγής και εξαγωγής.
• Έχει την ευθύνη της καταχώρησης στα λογιστικά βιβλία των παραστατικών κάθε δαπάνης που αφορά τα πάσης φύσεως υλικά αρμοδιότητας του.
• Παρακολουθεί τα αποθέματα των αποθηκευμένων υλικών και εκδίδει βεβαιώσεις αποθεμάτων.
• Τηρεί ιδιαίτερα βιβλία για τα αδρανή υλικά εργοταξίων.
• Τηρεί αρχεία υλικών που αφορούν τις Διευθύνσεις:
  • Ηλεκτρολογικού
  • Διεύθυνση Πρασίνου & Αστικής Πανίδας
  • Καθαριότητας-Ανακύκλωσης
  • Στρατηγικού Σχεδιασμού-Προγραμματισμού, Τεκμηρίωσης και Καινοτομίας,
• στα οποία καταγράφονται η ημερομηνία παραλαβής του υλικού και η ημερομηνία διάθεσής του στην αντίστοιχη υπηρεσία.
• Τηρεί ημερολόγιο καταστροφής υλικών, όπου καταγράφονται τα είδη, οι ποσότητες και η ημερομηνία καταστροφής.
• Διαχειρίζεται τα πάσης φύσεως υλικά όλων των υπηρεσιών του Δήμου, όπως γραφική ύλη, έντυπα, αριθμομηχανές, φωτοτυπικά μηχανήματα, έπιπλα και σκεύη, ιματισμό (για τις Τεχνικές Υπηρεσίες) και κάθε άλλο είδος απαραίτητο για την λειτουργία τους.
• Τηρεί βιβλίο παραλαβής, αποθήκευσης και παράδοσης άχρηστου υλικού όλων των υπηρεσιών. Μεριμνά για ορισμό επιτροπών και τις διαδικασίες εκποίησης ή καταστροφής.

δ. Τμήμα Διαχείρισης Καυσίμων και Λιπαντικών
Τμηματάρχης: Μπαούρδας Δήμος
Ταχ. Δ/νση: Ιερά Οδός 151, 122 41 Αθήνα
Τηλέφωνο: 210 3460146
E-mail: [email protected]

• Μεριμνά για την παραλαβή και αποθήκευση σε προκαθορισμένους χώρους (δεξαμενές καυσίμων) των καυσίμων για τις ανάγκες των υπηρεσιών του Δήμου. Η παραλαβή γίνεται πάντοτε ενώπιον της αρμόδιας Επιτροπής.
• Διενεργεί έλεγχο της ποιότητας των καυσίμων, αποστέλλοντας δείγμα στο Γενικό Χημείο του κράτους.
• Μεριμνά για την ασφάλεια των αποθηκών καυσίμων, εγκαθιστώντας πλησίον αυτών πυροσβεστικές αντλίες.
• Τηρεί τα υπό του Νόμου προβλεπόμενα βιβλία εισαγωγής και εξαγωγής καυσίμων εκδίδοντας σχετικά Δελτία εισαγωγής και εξαγωγής.
• Μεριμνά για τον εφοδιασμό καυσίμων (πετρέλαιο) όλων των θερμαντικών εγκαταστάσεων και κτιρίων του Δήμου (καλοριφέρ) τηρώντας τις ίδιες διαδικασίες εισαγωγής και εξαγωγής καυσίμων.
• Ομοίως μεριμνά για την παραλαβή και διάθεση ελαιολιπαντικών τηρώντας την νόμιμη διαδικασία εισαγωγής και εξαγωγής.
• Αποθηκεύει τα ελαιολιπαντικά στον ιδιαίτερο χώρο και μεριμνά για τη διαφύλαξη αυτών.
• Τηρεί βιβλίο καταχώρισης εισαγωγής και εξαγωγής ελαιολιπαντικών.
• Έχει την ευθύνη της καταχώρησης στα λογιστικά βιβλία των παραστατικών κάθε δαπάνης που αφορά τη διαχείριση καυσίμων και λιπαντικών.
• Έχει την αποκλειστική αρμοδιότητα διενέργειας παραγγελιών προς τον προμηθευτή για κάθε είδος και ποσότητα καυσίμων, μετά από την έγκαιρη υποβολή σχετικού αιτήματος εκ μέρους των υπηρεσιών.